Perchè è cosi importante avere disciplina nelle riunioni in azienda ?
1. Ottimizzazione del tempo
- Il tempo è una risorsa limitata: Ogni minuto passato in riunione è un minuto sottratto ad attività operative, strategiche o creative. Troppe riunioni inutili o mal organizzate creano un "costo opportunità" per i partecipanti.
- Riduzione delle distrazioni: Riunioni lunghe e disorganizzate distraggono i team dai loro obiettivi principali.
2. Miglioramento della produttività
- Focus sugli obiettivi: Riunioni ben strutturate e puntuali mantengono i partecipanti concentrati sugli obiettivi principali.
- Decisioni rapide e chiare: Se la durata è limitata, si evita di disperdersi in argomenti marginali, e le decisioni vengono prese più velocemente.
3. Rispetto per i partecipanti
- Valorizzazione del tempo di tutti: Iniziare puntualmente e rispettare i tempi concordati dimostra rispetto per il tempo dei partecipanti.
- Migliore coinvolgimento: Le persone si sentono più motivate e rispettate quando sanno che il loro tempo non viene sprecato.
4. Rafforzamento della disciplina organizzativa
- Creazione di un modello comportamentale: Puntualità e rigore nelle riunioni stabiliscono standard di professionalità e disciplina in tutta l'organizzazione.
- Evita ritardi a catena: Riunioni che iniziano e finiscono in ritardo impattano le attività successive, generando inefficienza.
5. Riduzione dello stress
- Chiarezza sulle aspettative: Riunioni brevi e ben pianificate riducono l'ansia dei partecipanti, che sanno cosa aspettarsi e quanto tempo dovranno dedicare.
- Evita sovraccarico di lavoro: Troppe riunioni possono portare a una giornata frammentata e a un aumento dello stress.
6. Focalizzazione sui risultati
- Agenda chiara e condivisa: Una struttura disciplinata costringe i partecipanti a prepararsi e a portare contributi significativi.
- Follow-up immediato: Riunioni brevi e mirate lasciano tempo per implementare rapidamente le decisioni prese.
Buone pratiche da adottare:
- Preparazione: Definire un’agenda chiara in anticipo.
- Partecipanti essenziali: Invitare solo chi è strettamente necessario.
- Gestione del tempo: Utilizzare timer per rispettare la durata prevista.
- Moderatore efficace: Un facilitatore che mantenga la discussione in carreggiata.
- Azioni e responsabilità: Chiudere con un riepilogo delle decisioni e dei compiti assegnati.
Un’azienda con una cultura delle riunioni ben organizzata è più efficiente, meno stressante e più orientata ai risultati. In sintesi, poche riunioni ma efficaci aumentano la produttività e il rispetto reciproco, favorendo un ambiente di lavoro più positivo.
Michele Stecca, Elbrus & Blanc Advisors di Direzione
